Положение о проведении конкурса «The Department by Legal Insight. Лучшие юридические департаменты России»

Утверждено
20 января 2022 года
Главный редактор журнала «Legal Insight»
М. Гаскарова

1. Конкурс

Конкурс «The Department by Legal Insight. Лучшие юридические департаменты России» (далее – Конкурс) является добровольным ежегодным состязанием коллективов юридических служб российских компаний для определения лучших из них в соответствии с определенными организаторами конкурса и Экспертным советом конкурса критериями оценки их профессиональной деятельности.

2. Цели Конкурса

Конкурс проводится с целью обеспечения общественного признания профессиональных успехов корпоративных юристов в целом и отдельных представителей в частности, выявлению и распространению лучшей практики организации юридических служб и управления юридическими рисками среди российских компаний, объединению профессионального сообщества юристов и повышению общего уровня значимости и статуса юридической профессии.

3. Задачи Конкурса
Задачи Конкурса включают в себя:
  • Выявление департаментов-лидеров, показавших наивысший уровень профессионализма;
  • Выявление лучшей практики организации юридической службы и обмене информацией по наиболее эффективным способам организации деятельности корпоративных юристов;
  • Распространение лучшей российской практики управления юридическими рисками;
  • Обмен информацией между представителями юридического сообщества и создании в будущем стандартов качества организации юридических служб в корпорациях;
  • Формирование позитивного имиджа корпоративных юристов;
  • Повышение общественного статуса юридической профессии – корпоративного юриста.

4. Периодичность проведения конкурса

Конкурс проводится на ежегодной основе.

5. Претенденты конкурса
Претендентами конкурса могут быть любые коллективы юридических служб и других структурных подразделений компаний, осуществляющих околоюридические функции (например, компаенс, GR, управление недвижимостью, проблемными активами и т.д.), представленные членами Экспертного совета или представившие заявки на Конкурс самостоятельно.

6. Участники конкурса
Участниками конкурса являются коллективы юридических служб и других структурных подразделений компаний, осуществляющих околоюридические функции.
Участие в конкурсе одновременно открыто как юридическим департаментам холдинговых структур, так и юридическим департаментам дочерних компаний данных холдингов.
Учитывая особенности корпоративных структур крупных холдингов, российскими для целей Конкурса признаются в частности зарубежные компании, основные активы которых (дочерние и зависимые компании) инкорпорированы в Российской Федерации или бенефициарами / основными акционерами которых являются граждане Российской Федерации.

7. Организаторы Конкурса

Организатором конкурса является журнал "Legal Insight".

Задачами Организатора являются: 1) административно-техническое сопровождение конкурса и его участников на всех этапах от номинации конкурсантов до церемонии награждения победителей, 2) определение критериев оценки участников Конкурса и правил проведения конкурса, 3) организация информационного сопровождения конкурса на постоянной основе, 4) организация информационного обмена между участниками конкурса, аудиторами конкурса, Экспертным советом и бизнес-сообществом, 5) организация информационного обмена с масс-медиа.
Организатор конкурса отвечает за строгое соблюдение правил проведения конкурса, обеспечение независимости членов Экспертного совета и аудиторов конкурса.

8. Экспертный совет конкурса

Экспертный совет конкурса является временным коллегиальным органом, состоящим из представителей юридических департаментов – победителей конкурса прошлого года, представителей компаний, оказывающих юридические услуги и представителей организатора конкурса. Экспертный совет организуется по правилам, установленным организатором конкурса.
Задачами Экспертного совета являются: 1) номинация компаний к участию в конкурсе, 2) номинация и утверждение новых членов Экспертного совета, 3) анализ информации о деятельности юридических департаментов — участников конкурса и 4) голосование для определения победителей конкурса.

9. Аудитор конкурса

Аудитором конкурса является независимая аудиторская компания, в функции которой в рамках Конкурса входит:
1) независимая проверка соблюдения правил конкурса, 2) предоставление Экспертному совету заключения по результатам проверки соблюдения правил Конкурса на ежегодной основе и 3) подсчет голосов членов Экспертного совета.

10. Номинации конкурса

Победители конкурса определяются среди участников по следующим номинациям:
1. Эффективное взаимодействие с бизнес-подразделениями компании
2. Инновации в юридической работе
3. Эффективное управление юридическими и комплаенс-рисками
4. Эффективное управление недвижимостью
5. Эффективное управление интеллектуальной собственностью
6. Эффективное управление проблемными активами
7. Эффективное корпоративное управление
8. Эффективная претензионно-исковая работа
9.Лучший юридический проект
10.Лучшая команда
11.Эффективное взаимодействие с органами государственной власти
12.Эффективная договорная работа

Принципы проведения Конкурса
Конкурс проводится на основе следующих принципов: 1) объективности голосующих, 2) независимости голосующих и избегания конфликта интересов, 3) открытости доступа участников и добровольности участия, 4) предоставлении информации о себе самими участниками на добровольной основе, 5) соблюдении конфиденциальности информации о деятельности участников, ставшей известной членам Экспертного совета, организатору и аудитору в ходе проведения Конкурса, 6) открытости методологии оценки для участников конкурса.

Порядок проведения Конкурса
Конкурс проводится как последовательность следующих этапов:
Этап 1. Формирование Экспертного совета организатором конкурса и определение графика конкурсных этапов.
Этап 2. Утверждение анкеты конкурса.
Этап 3. Номинирование претендентов конкурса членами Экспертного советом и подача заявки на участие в конкурсе юридическими департаментами, получение согласия претендентов на участие в конкурсе; получение Экспертным советом заявок юридических департаментов, номинировавших себя самостоятельно. Рассмотрение заявок претендентов, формирование и одобрение перечня участников Конкурса.
Этап 4. Анкетирование номинантов конкурса и подготовка анкет.
Этап 5. Голосование членов Экспертного совета.
Этап 6. Подсчет голосов и определение победителей.
Этап 7. Церемония награждения победителей конкурса.

Правила проведения Этапа 1 (формирование Экспертного совета)
Формирование Экспертного совета производится по следующим правилам:
Членами Экспертного совета являются физические лица, представляющие организатора конкурса, юридические департаменты – победителей конкурса предыдущего года и компании, оказывающие профессиональные юридические услуги.
Ответственным секретарем Экспертного совета является представитель организатора.
Участие в Экспертном совете является добровольным. Любой из членов Экспертного совета вправе взять самоотвод в любой момент времени.
Руководители юридических департаментов – победителей в номинациях конкурса прошлого года имеют право участия в Экспертном совете.
В случае вхождения руководителя юридического департамента в Экспертный совет, представляемый им юридический департамент не может участвовать в конкурсе.
Партнеры / руководители компаний, оказывающих профессиональные юридические услуги, могут входить в состав Экспертного Совета в случае их номинирования организатором или одним из участников – победителей и утверждения не менее тремя членами Экспертного совета. При этом количество членов Экспертного Совета, представленное партнерами / руководителями юридических компаний, не может превышать 20 (двадцать).
При формировании Экспертного совета организатор обязан обратиться к руководителям участников – победителей прошлого года с предложением войти в Экспертный совет. Руководители участников – победителей вправе принять или отказать в принятии приглашения. В случае их согласия, данные руководители Участников – победителей становятся членами Экспертного совета текущего года.
Члены Экспертного совета – организатор и руководители участников – победителей могут номинировать партнеров / руководителей компаний, оказывающих профессиональные юридические услуги для участия в Экспертном Совете, адресовав письмо Организатору конкурса. Организатор обращается к членам Экспертного совета за рекомендациями, и в случае получения трех рекомендаций, включая рекомендацию номинирующего лица, данные партнеры / руководители юридических компаний вводятся в состав Экспертного совета.
Члены Экспертного совета подтверждают свое участие в работе Экспертного совета письмом на имя Ответственного секретаря.
Члены Экспертного совета подписывают стандартное письмо о соблюдении конфиденциальности в отношении полученной ими в ходе проведения конкурса информации о деятельности участников конкурса.
Срок полномочий членов Экспертного совета текущего года длится с момента подтверждения участия в Экспертном совете до момента официальной церемонии награждения.
Члены Экспертного совета обязаны голосовать по всем номинациям конкурса, аудитор конкурса не может быть членом Экспертного Совета.

Правила проведения Этапа 3 (номинирование претендентов Конкурса и определение участников)
Номинирование участников Конкурса производится по следующим правилам:
Юридические департаменты — претенденты могут направить заявки на участие в Конкурсе организаторам Конкурса самостоятельно, заполнив заявку на сайте конкурса www.bestlegaldepartments.ru
Члены Экспертного cовета могут номинировать неограниченное количество юридических департаментов – претендентов для участия в конкурсе, адресовав письмо на имя Ответственного cекретаря Экспертного cовета.
Ответственный секретарь Экспертного совета запрашивает согласие руководителя номинированного юридического департамента на участие в Конкурсе.
К участию в Конкурсе могут быть одобрены только юридические департаменты, удовлетворяющие следующим требованиям: 1) департамент является структурным подразделением юридического лица, действующего, имеющего бизнес или активы на территории Российской Федерации, 2) юридическое лицо или владеющая им холдинговая компания существует не менее 5 (пяти) лет, 3) штатная численность юридического департамента составляет не менее 3 сотрудников.
По окончании процедуры номинации Ответственный секретарь Экспертного совета рассылает всем участникам Конкурса и членам Экспертного совета перечень участников.

Правила проведения Этапа 4 (анкетирование участников конкурса)
Анкетирование участников Конкурса производится по следующим правилам:
Каждый из утвержденных участников конкурса представляет информацию о своей деятельности и достижениях путем добровольного заполнения анкеты, предлагаемой организатором конкурса.
Всем участникам конкурса предлагается к заполнению единая анкета.
Организаторы конкурса проводят разъяснение участникам конкурса в отношении раскрытия информации о собственной деятельности и достижениях и помогают заполнить анкеты в ходе интервью.
Участники конкурса раскрывают информацию на добровольной основе и могут отказаться от частичного предоставления информации.
Участники конкурса, помимо анкеты, заполняют эссе, в котором могут изложить в свободной форме достижения участника и лучшие практики управления, применяемые участником, которые, на его взгляд, могут лучшим образом продемонстрировать качество и эффективность его работы.
Информация, предоставляемая участниками Конкурса, передается в полном объеме членам Экспертного совета. Члены Экспертного совета конкурса не вправе разглашать данную информацию.
Участники Конкурса несут ответственность за предоставление правдивой информации о своей деятельности.
Участник Конкурса может быть отозван Экспертным советом от участия в Конкурсе в случае, если не менее 10 членов Экспертного совета считают предоставленную им информацию не соответствующей действительности.

Правила проведения Этапа 5 (голосование членов Экспертного совета)
Голосование членов Экспертного совета Конкурса производится по следующим правилам:
Каждому из членов Экспертного совета направляется личный бюллетень для голосования в соответствующих номинациях. К личному бюллетеню прилагается анкеты и эссе номинантов.
Каждому номинанту выставляется балл от 1 (наименьший) до 10 (наибольший).
Итоговый балл номинанта представляет собой сумму баллов, выставленных всеми членами Экспертного совета, голосовавших по соответствующей номинации.
Члены Экспертного совета направляют заполненные ими бюллетени Ответственному секретарю Экспертного совета для передачи Аудитору Конкурса.

Правила проведения Этапа 6 (подсчет голосов и определение победителей)
Подсчет голосов Конкурса производится по следующим правилам:
Подсчет голосов осуществляет официальный аудитор Конкурса.
Ответственный секретарь Экспертного совета направляет аудитору Конкурса все анкеты участников и бюллетени членов Экспертного совета
Аудитор Конкурса производит подсчет голосов в соответствии с указанной выше формулой и готовит отчет по итогам подсчета, который направляет Ответственному секретарю Экспертного совета.
Аудитор Конкурса проверяет, что итоговые письма с указанием победителей в номинациях совпадают с проведенными им расчетами.
Аудитор Конкурса имеет право указать на имеющиеся в подсчетах или в письмах разночтения, направив официальное письмо любому или всем членам Экспертного совета.
Определение победителя номинации, в которой выдвинуто менее двух департаментов, не проводится.
В случае, если по итогам голосования в одной номинации определятся два департамента-победителя, набравших одинаковое количество баллов, решающим голосом будет являться выбор представителей Организаторов.
Первичное оглашение результатов Конкурса производится только на церемонии награждения.
Победителем Конкурса в соответствующей номинации является департамент, получивший в ней наиболее высокий итоговый балл. Данный департамент награждается специальным призом и дипломом.
Определение победителя в номинации, по которой проголосовало менее семи членов Экспертного совета, не проводится.

Правила проведения Этапа 7 (церемония награждения победителей):
Церемония награждения победителей производится по следующим правилам:
Награждение победителей и призеров происходит на торжественной церемонии, куда приглашаются все участники Конкурса, представители российских и международных юридических фирм, представители СМИ.
Результаты Конкурса освещаются профессиональными средствами массовой информации.
На церемонии обязательно присутствие аудитора Конкурса.

Пересмотр Положения о Конкурсе
Положение о Конкурсе может быть пересмотрено по решению Организатора до начала Конкурса текущего года.